Stand: Mai 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert gemäß Art. 12, 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Website, Plattform und Dienste von Wedwi.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Efficient Operations GmbH
Schürenbruch 13
32479 Hille
Deutschland
E-Mail: daniel@wedwi.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• den Besuch der Website www.wedwi.com

• die Registrierung und Nutzung eines Wedwi-Accounts

• die Erstellung und Verwaltung von Eventseiten und digitalen Hochzeitsgästebüchern

• den Upload von Audio- und Videobotschaften durch Gäste

• die Nutzung von Login-, Zahlungs-, Support-, Analyse- und Marketingfunktionen

Wedwi richtet sich an Hochzeitspaare bzw. Personen, die ein digitales Hochzeitsgästebuch erstellen. Gäste können über einen QR-Code oder Link Audio- oder Videobotschaften für ein bestimmtes Event hochladen, ohne einen eigenen Account zu erstellen.

3. Begriffe

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Verarbeitung ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, insbesondere Erheben, Speichern, Verwenden, Offenlegen, Löschen oder Einschränken.

Audio- und Videobeiträge können personenbezogene Daten enthalten, insbesondere Namen, Stimmen, Gesichter, persönliche Botschaften und technische Metadaten. Wedwi verwendet Audio- und Videobeiträge nicht zur biometrischen Identifizierung und erstellt keine biometrischen Profile.

4. Bereitstellung der Website und technische Logdaten

Bei jedem Aufruf unserer Website und Plattform werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem, Geräteinformationen, HTTP-Statuscodes, übertragene Datenmenge sowie Sicherheits- und Fehlerprotokolle.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der technischen Funktionsfähigkeit, zur IT-Sicherheit, zur Fehleranalyse, zur Missbrauchs- und Betrugsprävention sowie zur Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website und Plattform.

Empfänger dieser Daten ist insbesondere Cloudflare als Anbieter für Hosting, Sicherheit, Performance, Speicherung und technische Infrastruktur. Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten eine längere Speicherung erfordern.

5. Registrierung, Account und Login

Kunden können einen Wedwi-Account erstellen und sich per E-Mail, Google Login oder Facebook Login anmelden. Dabei verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Account-ID, Login-Methode, Authentifizierungsstatus, Zeitpunkte von Registrierung und Login, technische Login-Daten sowie Account- und Sicherheitseinstellungen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung, Verwaltung und Sicherung des Accounts, zur Authentifizierung, zur Bereitstellung des Dashboards und zur Verhinderung unbefugter Nutzung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragliche Accountfunktionen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheits- und Missbrauchsprävention.

Für Authentifizierung und Accountverwaltung nutzen wir Clerk. Bei Nutzung von Google Login oder Facebook Login können zusätzlich Daten an Google bzw. Meta übermittelt werden. Diese Anbieter können eigene Datenverarbeitungen vornehmen, insbesondere wenn Sie dort eingeloggt sind.

Accountdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Kundenverhältnisses gespeichert und anschließend gelöscht oder eingeschränkt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

6. Eventseite, digitales Hochzeitsgästebuch und Dashboard

Wenn Kunden ein Event erstellen, verarbeiten wir insbesondere Eventname, Beschreibung, Bannerbild, Eventdatum bzw. Eventstart, Einstellungen der Eventseite, QR-Code, Upload-Link, Dashboard-Daten, gebuchtes Paket und vom Kunden vorgenommene Verwaltungsaktionen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung und Bereitstellung der Eventseite, des QR-Codes, der Upload-Seite, des digitalen Hochzeitsgästebuchs, der Dashboard-Funktionen, der Downloadfunktionen und der automatischen Montage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die Verarbeitung zur IT-Sicherheit, Fehlerbehebung, Missbrauchserkennung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist, erfolgt sie zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eventdaten werden mindestens für die vertraglich zugesagte Verfügbarkeitsdauer bereitgestellt. Danach können sie gelöscht werden, sofern keine längere Aufbewahrung vereinbart wurde oder gesetzlich erforderlich ist.

7. Gästebeiträge, Audio- und Videouploads

Gäste können über einen QR-Code oder Link freiwillig eine Audio- oder Videobotschaft hochladen und dabei ihren Namen angeben. Verarbeitet werden insbesondere der angegebene Name, die Audio- oder Videodatei, Bild- und Toninhalte, Zeitpunkt des Uploads, technische Metadaten, IP-Adresse und Geräteinformationen.

Vor dem Absenden wird der Gast darauf hingewiesen, dass sein Name sowie seine Audio- oder Videobotschaft für das jeweilige Hochzeitsgästebuch verarbeitet und dem Hochzeitspaar bereitgestellt werden. Der Gast muss zudem die für Gäste geltenden Upload-Bedingungen akzeptieren und diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis nehmen. Die Verarbeitung erfolgt, um den Beitrag technisch zu speichern, dem richtigen Event zuzuordnen, dem Hochzeitspaar zugänglich zu machen, in das digitale Gästebuch einzubinden und gegebenenfalls in eine Hochzeitsmontage aufzunehmen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Gästebeiträgen ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die berechtigten Interessen liegen in der Bereitstellung des vom Hochzeitspaar gebuchten digitalen Hochzeitsgästebuchs, der sicheren technischen Verarbeitung freiwillig eingereichter Inhalte und der Erfüllung der berechtigten Erwartungen des Hochzeitspaares und der Gäste, die einen Beitrag für das Event hochladen.

Gäste haben keinen eigenen Account bei Wedwi. Die Verwaltung einzelner Gästebeiträge erfolgt grundsätzlich durch das Hochzeitspaar im Dashboard. Wedwi ist nicht verpflichtet, zusätzliche Informationen zu erheben oder zu speichern, um Gäste oder einzelne Beiträge über das für den Dienst erforderliche Maß hinaus zu identifizieren. Wenn Wedwi eine Person oder einen konkreten Beitrag nicht eindeutig zuordnen kann, können Betroffenenrechte nur bearbeitet werden, soweit die betroffene Person ausreichende Informationen zur Identifizierung bereitstellt und die Bearbeitung rechtlich erforderlich ist.

Wenn ein Beitrag bereits in eine Montage eingebunden, exportiert, heruntergeladen oder außerhalb von Wedwi gespeichert wurde, kann Wedwi diese externen Kopien technisch nicht zurückrufen.

Gäste sollten keine Inhalte hochladen, zu deren Bereitstellung sie nicht berechtigt sind. Wenn andere Personen sichtbar oder hörbar sind, sollte der Gast sicherstellen, dass diese Personen mit der Aufnahme und Nutzung im Rahmen des Hochzeitsgästebuchs einverstanden sind. Bei Minderjährigen sollte die Zustimmung der Erziehungsberechtigten vorliegen.

8. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Wedwi fordert Kunden und Gäste nicht auf, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO bereitzustellen, z. B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder Daten zum Sexualleben. Audio- und Videoinhalte können solche Informationen im Einzelfall jedoch unbeabsichtigt enthalten.

Wedwi wertet solche Informationen nicht gezielt aus und verwendet sie nicht für Profiling, Werbung oder automatisierte Entscheidungen. Die technische Verarbeitung erfolgt nur als Bestandteil des vom Kunden oder Gast freiwillig bereitgestellten Inhalts und nur zur Bereitstellung des gebuchten Dienstes.

9. Daten Dritter in hochgeladenen Inhalten

Wenn Kunden oder Gäste Inhalte hochladen, können darin personenbezogene Daten weiterer Personen enthalten sein, z. B. sichtbare oder hörbare Personen in Audio- oder Videobeiträgen. Diese Daten erhalten wir nicht unmittelbar von der betroffenen Person, sondern vom jeweiligen Kunden oder Gast.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des digitalen Hochzeitsgästebuchs und der Montage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das berechtigte Interesse des Hochzeitspaares liegen in der Bereitstellung eines privaten Hochzeitsgästebuchs für das jeweilige Event.

Eine individuelle Information jeder in einem Beitrag sichtbaren oder hörbaren Person ist Wedwi regelmäßig nicht möglich, da Wedwi diese Personen nicht identifiziert und nicht über deren Kontaktdaten verfügt.

10. Zahlung, Rechnung und Paddle

Zahlungen für Wedwi werden über Paddle abgewickelt. Paddle handelt als Merchant of Record. Das bedeutet, dass Paddle Zahlung, Steuerberechnung, Rechnungsstellung, Zahlungsbestätigung, Betrugsprävention und gegebenenfalls Rückerstattungen im eigenen Namen abwickelt.

Im Zusammenhang mit Bestellungen verarbeiten wir insbesondere Bestellstatus, gewähltes Paket, Paddle-Transaktions-ID, Zahlungsstatus, Rechnungsinformationen, Land, Steuerinformationen und Supportinformationen zur Bestellung. Vollständige Kreditkartendaten speichern wir nicht.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsdurchführung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche handels- und steuerrechtliche Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Betrugsprävention, Support und Nachweiszwecke.

Paddle verarbeitet personenbezogene Daten als eigenständig Verantwortlicher. Es gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen und Käuferbedingungen von Paddle.

11. Support und Kommunikation

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage, Kommunikationsverlauf, technische Informationen und ggf. Account- oder Bestelldaten, soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt zur Beantwortung von Anfragen, zur Kundenbetreuung, zur Fehlerbehebung, zur Dokumentation und zur Verteidigung oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag betrifft, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in sachgerechtem Support und Dokumentation.

Automatisierte Account- und Login-Kommunikation kann über Clerk erfolgen. Manuelle Supportkommunikation erfolgt über Google Workspace bzw. Gmail.

12. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Technisch erforderliche Cookies und Technologien dienen insbesondere der Bereitstellung der Website, der Anmeldung, Sicherheit, Sitzungsverwaltung, Fehleranalyse und Speicherung notwendiger Einstellungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Vertragsdurchführung erforderlich ist. Der Zugriff auf das Endgerät erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG.

Nicht notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, insbesondere für Analyse, Marketing und Remarketing, setzen wir nur ein, wenn Sie über unser Cookie-Consent-Tool eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern.

13. Google Analytics 4 und Google Tag Manager

Wir verwenden Google Analytics 4 und Google Tag Manager. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google LLC, USA, kann ebenfalls beteiligt sein.

Google Analytics dient der Analyse der Website-Nutzung, Reichweitenmessung und Optimierung unseres Angebots. Dabei können insbesondere Nutzungsdaten, Geräteinformationen, Ereignisdaten, gekürzte IP-Adressen, Cookie-IDs und ungefähre Standortdaten verarbeitet werden. Google Tag Manager dient der Verwaltung von Website-Tags und kann beim Auslösen anderer Dienste technische Daten verarbeiten.

Die Nutzung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Google kann Daten in die USA und andere Drittländer übermitteln. Soweit erforderlich, erfolgen solche Übermittlungen auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüssen, Zertifizierungen nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln.

14. Meta Pixel und Facebook Login

Wir nutzen Meta Pixel für Conversion-Messung, Marketing und Remarketing, sofern Sie eingewilligt haben. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland. Meta Platforms, Inc., USA, kann ebenfalls beteiligt sein.

Meta Pixel kann Informationen über Ihre Nutzung unserer Website verarbeiten und mit Ihrem Meta-Konto verknüpfen, sofern Sie dort eingeloggt sind oder Meta Sie wiedererkennt. Wir erhalten daraus in der Regel aggregierte oder pseudonyme Auswertungen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Meta kann Daten in die USA und andere Drittländer übermitteln. Soweit erforderlich, erfolgen solche Übermittlungen auf Grundlage geeigneter Garantien.

Wenn Sie Facebook Login verwenden, werden zur Authentifizierung Daten zwischen Wedwi, Clerk und Meta verarbeitet. Meta kann dabei eigene Datenverarbeitungen vornehmen.

15. Pinterest Tag

Wir nutzen Pinterest Tag für Conversion-Messung, Marketing und Remarketing, sofern Sie eingewilligt haben. Anbieter ist Pinterest Europe Ltd., Palmerston House, 2nd Floor, Fenian Street, Dublin 2, Irland.

Pinterest kann Informationen über Ihre Nutzung unserer Website verarbeiten und diese gegebenenfalls mit einem Pinterest-Konto verknüpfen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Pinterest kann Daten in die USA und andere Drittländer übermitteln. Soweit erforderlich, erfolgen solche Übermittlungen auf Grundlage geeigneter Garantien.

16. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist, eine Rechtsgrundlage besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können insbesondere sein:

• Cloudflare für Hosting, Speicherung, Sicherheit, Performance und technische Infrastruktur

• Clerk für Authentifizierung, Accountverwaltung und Login-Kommunikation

• Google für Google Login, Google Workspace, Google Analytics und Google Tag Manager

• Meta für Facebook Login und Meta Pixel

• Pinterest für Pinterest Tag

• Paddle für Zahlung, Steuer, Rechnung und Rückerstattungen

• Steuerberater, Rechtsberater, Banken, Zahlungsdienstleister und Behörden, soweit erforderlich

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Einige Anbieter sind für bestimmte Verarbeitungen eigenständig Verantwortliche, insbesondere Paddle als Merchant of Record sowie Login-, Analyse- und Marketinganbieter im Rahmen ihrer eigenen Dienste.

17. Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten können an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt oder dort verarbeitet werden, insbesondere in den USA. Dies betrifft insbesondere Cloudflare, Clerk, Google, Meta, Pinterest und Paddle, soweit diese Anbieter Daten außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeiten.

Soweit für das jeweilige Drittland kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, erfolgen Übermittlungen auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, ergänzender Schutzmaßnahmen oder Zertifizierungen nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework.

18. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach Art der Daten, Zweck der Verarbeitung, vertraglichen Anforderungen, gesetzlichen Pflichten und berechtigten Interessen.

Für Wedwi-Inhalte gilt insbesondere:

• Eventdaten, Audio- und Videobeiträge sowie Montagen bleiben mindestens 3 Monate ab Eventbeginn bzw. ab Bereitstellung der Montage verfügbar, sofern die Montage später bereitgestellt wird.

• Kunden können einzelne Beiträge im Dashboard löschen. Gelöschte Beiträge werden archiviert und spätestens nach 3 Monaten vollständig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe eine längere Speicherung erfordern.

• Nach Ablauf der garantierten Verfügbarkeitsdauer können Inhalte gelöscht werden.

• Technische Backups und Sicherheitskopien werden im Rahmen üblicher Löschzyklen überschrieben oder gelöscht.

Accountdaten speichern wir grundsätzlich für die Dauer des Kundenverhältnisses. Zahlungs- und Rechnungsdaten werden entsprechend gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Supportkommunikation speichern wir so lange, wie dies zur Bearbeitung, Dokumentation und Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

19. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig. Für bestimmte Funktionen sind bestimmte Daten jedoch erforderlich. Ohne die für Account, Zahlung, Eventseite oder Upload erforderlichen Daten können wir die jeweiligen Funktionen nicht oder nur eingeschränkt bereitstellen.

Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten besteht grundsätzlich nicht, außer soweit Angaben für gesetzliche, steuerliche oder buchhalterische Pflichten erforderlich sind.

20. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO

• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO

• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO

• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter daniel@wedwi.com kontaktieren.

Soweit wir eine betroffene Person oder einen konkreten Datensatz nicht eindeutig identifizieren können, können wir zur Bearbeitung einer Anfrage zusätzliche Informationen anfordern. Wenn wir nachweisen können, dass wir nicht in der Lage sind, die betroffene Person zu identifizieren, gelten die Art. 15 bis 20 DSGVO nach Maßgabe von Art. 11 DSGVO nicht, außer die betroffene Person stellt zusätzliche Informationen bereit, die ihre Identifizierung ermöglichen.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Deutschland.

21. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Wir verarbeiten die betroffenen personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Wenn wir personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeiten, können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zweck derartiger Werbung einlegen.

22. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

23. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Zerstörung, Veränderung, unbefugten Zugriff und unbefugte Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung bei der Übertragung, sichere Infrastruktur, Protokollierung und Maßnahmen zur Missbrauchserkennung.

24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Dienste, eingesetzte Anbieter, Datenverarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.